PEPSPAN LTD ("Pepspan", "wij", "ons") respecteert uw privacy en verwerkt uw persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel GDPR genaamd (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad). Dit beleid beschrijft welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
PEPSPAN LTD
Company Number: 17144153
Registered in England & Wales
71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ
E-mail: [email protected]
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:
2.1 Gegevens die u ons verstrekt
- Identificatiegegevens: naam, zakelijke naam, functietitel
- Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, zakelijk adres
- Bestelgegevens: bestelde producten, hoeveelheden, leveringsadressen, factuurgegevens
- Betaalgegevens: verwerkt via onze betaalpartners (Stripe); Pepspan slaat geen volledige kaartgegevens op
- Communicatie: inhoud van e-mails of berichten die u ons stuurt
2.2 Automatisch verzamelde gegevens
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem
- Gebruiksgegevens: bezochte pagina's, tijdstip van bezoek, verwijzingsbron
- Cookiegegevens: geanonimiseerde analysedata via Google Analytics 4
3. Doeleinden en rechtsgronden voor verwerking
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|---|
| Verwerking en levering van bestellingen | Identificatie, contact, bestelgegevens | Uitvoering van overeenkomst (art. 6 lid 1 b) |
| Facturering en boekhoudkundige verplichtingen | Factuurgegevens, betaalinformatie | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c) |
| Klantenservice en klachtenafhandeling | Contactgegevens, communicatie | Uitvoering van overeenkomst (art. 6 lid 1 b) |
| Websiteanalyse en verbetering | Cookiegegevens, gebruiksdata | Toestemming (art. 6 lid 1 a) |
| Verificatie onderzoeksstatus kopers | Institutionele affiliatie, professionele status | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f) |
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:
- Bestel- en factuurgegevens: 7 jaar (boekhoudkundige verplichting UK/EU)
- Klantcommunicatie: 3 jaar na laatste contact
- Websiteanalysedata: 26 maanden (Google Analytics standaard)
- Cookietoestemming: 12 maanden
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
5. Doorgifte aan derden
Pepspan verkoopt, verhuurt of verhandelt uw persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden. Wij delen gegevens uitsluitend met:
- Bezorgdiensten: naam en afleveradres noodzakelijk voor levering van uw bestelling
- Betalingsdienstverleners (Stripe): voor veilige verwerking van betalingen; Stripe heeft eigen privacybeleid
- Google Analytics: geanonimiseerde websitestatistieken; IP-adressen worden geanonimiseerd
- Boekhoudkundige dienstverleners: voor naleving van wettelijke verplichtingen
- Bevoegde autoriteiten: uitsluitend wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn
6. Internationale doorgifte
Pepspan LTD is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Het Verenigd Koninkrijk heeft een adequaatheidsbesluit ontvangen van de Europese Commissie, wat betekent dat gegevensdoorgifte van de EER naar het VK is toegestaan zonder aanvullende waarborgen.
Voor eventuele doorgifte naar andere derde landen (bijv. bij gebruik van Google Analytics-servers) zorgen wij voor passende waarborgen conform artikel 46 AVG, zoals standaard contractuele clausules (SCC).
7. Cookies
Pepspan gebruikt de volgende categorieën cookies:
Strikt noodzakelijk (geen toestemming vereist)
Sessiebeheer, winkelwagenfunctionaliteit, beveiligingstokens. Deze cookies zijn essentieel voor de werking van de website.
Analytische cookies (toestemming vereist)
Google Analytics 4 voor het analyseren van websitegebruik. Gegevens worden geanonimiseerd verwerkt. U kunt toestemming intrekken via de cookiebanner.
Voorkeurscookies (toestemming vereist)
Opslaan van taalvoorkeur en cookietoestemming. Maximale bewaartermijn: 12 maanden.
8. Uw rechten onder de AVG
Als betrokkene heeft u de volgende rechten:
Recht op inzage (art. 15)
Opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Recht op rectificatie (art. 16)
Corrigeren van onjuiste of onvolledige gegevens.
Recht op verwijdering (art. 17)
Verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn.
Recht op beperking (art. 18)
Verwerking beperken in specifieke omstandigheden.
Recht op overdraagbaarheid (art. 20)
Ontvangen van uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat.
Recht van bezwaar (art. 21)
Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Intrekking toestemming (art. 7)
Eerder gegeven toestemming voor cookies of marketing te allen tijde intrekken.
Klachtrecht (art. 77)
Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of de ICO in het VK.
Om een verzoek in te dienen, stuur een e-mail naar [email protected] met vermelding van "AVG-verzoek" in het onderwerp. Wij reageren binnen 30 dagen.
9. Beveiliging van persoonsgegevens
Pepspan neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of vernietiging, waaronder:
- HTTPS/TLS-versleuteling voor alle datatransmissie
- Betalingsverwerking via PCI-DSS gecertificeerde provider (Stripe)
- Toegangsbeheersing op basis van het minimale-privilege-principe
- Regelmatige beveiligingscontroles en updates
Bij een datalek dat een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij de bevoegde toezichthouder binnen 72 uur informeren en u zo snel mogelijk op de hoogte stellen indien het een hoog risico betreft.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Pepspan maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering zoals bedoeld in artikel 22 AVG die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treft.
11. Wijzigingen in dit privacybeleid
Pepspan behoudt het recht om dit privacybeleid te wijzigen. Bij materiële wijzigingen informeren wij u via de website of per e-mail. De datum van de laatste update staat bovenaan dit document vermeld. Wij raden aan dit beleid periodiek te raadplegen.
12. Contactgegevens en toezichthouders
Pepspan — privacyvragen
E-mail: [email protected]
Onderwerp: "Privacyvraag" of "AVG-verzoek"
PEPSPAN LTD, 71-75 Shelton Street,
Covent Garden, London, WC2H 9JQ
Toezichthouders
Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
autoriteitpersoonsgegevens.nl
Verenigd Koninkrijk: Information Commissioner's Office (ICO)
ico.org.uk